قال عمرو عصام الدين المنسق العام لمنتدى شباب العالم، إن هناك غرفة عمليات ربط مباشرة بين رئاسة الجمهورية ووزارة الخارجية، معنية بتسجيل أعضاء الوفود الرسمية من حيث الوصول إلى شرم الشيخ والمغادرة منها، وأماكن الإقامة فيها، وكذلك كافة المراسم البروتكولية للدول المدعوة للمشاركة فى المنتدى، وأنه تم بدء أنشطة غرفة العمليات الخاصة بتسجيل الوفود الخاصة بتسجيل الدخول للاطمئنان على ضمان كافة الترتيبات المتخذة لكل الوفود المشاركة في المنتدى الرسمية والشبابية.
وفيما يتعلق بتكلفة استضافة المنتدى وتنظيم الاحتفالية الافتتاحية، أكدت بعض مصادر أن الموازنة العامة للدولة لن تتحمل أية تكلفة سواء في تنظيم هذا المؤتمر أو استضافة الوفود، حيث وافقت مجموعة من البنوك والشركات على تمويل تكلفة التنظيم، موضحة على سبيل المثال أن البنوك لها ميزانية للدعاية والإعلان والخدمات والمسئولية الاجتماعية وتأهيل الشباب، وهذا البند يمكن الإنفاق منه على المنتدى.
وقالت المصادر إن مكتب الرئيس عبدالفتاح السيسي يتابع كل تفاصيل الإعداد للمنتدى، ويعطي الرئيس توجيهاته بأن يكون الإعداد على درجة كبيرة من الدقة التنظيمية بحيث يكتب له النجاح، وأعرب الرئيس السيسي عن ثقته في قدرة شباب مصر على تنظيم حدث بهذا الحجم والأهمية ذات البعد العالمي.